特養の個人情報保護とプライバシー：2026年改定で強化される実務

特養は、医療情報・家族関係・経済状況など、極めて機微な個人情報を大量に扱う。個人情報保護の不備は、訴訟・行政処分・評判低下の三重のリスクをもたらす。本稿では、特養における個人情報保護の実務と、2026年改定で強化される項目を解説する。

特養が扱う個人情報

• 基本情報（氏名・住所・家族構成）
• 医療情報（病名・処方・既往歴）
• 介護情報（ADL・認知機能・ケア内容）
• 経済情報（年金・預金・費用負担）
• 家族情報（関係性・連絡先・背景）

これらは要配慮個人情報に該当し、取得・利用・第三者提供には明示的な同意が必要。

同意書の設計

入所時の同意書に含めるべき項目：

1. 利用目的の明示
2. 利用範囲（職員・医師・ケアマネ・行政）
3. 第三者提供の同意
4. 保管期間
5. 開示請求の方法
6. 苦情窓口

包括同意ではなく項目別同意が望ましい。特に「SNSでの写真掲載」「研修資料での事例紹介」は個別同意を取る。

記録の管理

紙・電子の両方で次のルールを徹底する。

• 保管場所の明示（鍵付き書庫・アクセス権限管理）
• 持ち出し禁止（USBメモリ・紙の持ち帰り禁止）
• 廃棄ルール（シュレッダー・データ消去）
• 保管期間（介護記録は2年、医療情報は5年）

ICT化した施設ほど、アクセス権限管理が甘い傾向がある。全職員がすべての記録にアクセスできる状態は避けるべき。

SNSと個人情報

前の記事で紹介したSNS運用では、特に注意が必要。

• 入所者の顔・氏名を映さない
• 背景に他の入所者が映り込まないか確認
• 家族の了承を得た写真のみ使用
• 投稿前に複数人でチェック

一度SNSに載せた情報は完全に消せないことを肝に銘じる。

職員教育

個人情報保護の研修を年1回以上実施する。研修内容：

• 個人情報保護法の基礎
• 特養での具体例
• 漏えい事例の紹介
• SNS利用のルール
• 持ち出し禁止の徹底

新人研修で必ず含める。中途採用者も入職時に研修を受ける。

漏えい発生時の対応

万一、個人情報漏えいが発生した場合の対応：

1. 被害範囲の特定
2. 個人情報保護委員会への報告（重大漏えい時は義務）
3. 本人・家族への通知
4. 再発防止策の策定
5. 公表の検討

「黙って済ませる」は法的リスクが高い。報告義務を果たすこと。

家族対応での個人情報

意外に多いのが「別居の家族への情報提供」問題。たとえば長男が同居、次男が別居の場合、次男への情報提供は本人同意が必要になる。

ルール：

• 主たる連絡先を入所時に決定
• 主たる連絡先以外への情報提供は都度確認
• 家族間の紛争に巻き込まれない姿勢

2026年改定での強化

2026年改定で強化される見込みの項目：

1. 個人情報漏えい時の報告義務の厳格化
2. マイナンバー連携の対応
3. 電子記録のセキュリティ基準
4. BCP時の個人情報対応

今のうちから体制を整備しておくことが、次期改定への備えになる。

チェックリスト

• 同意書が項目別に整備されているか
• アクセス権限管理がされているか
• 職員教育を年1回以上実施しているか
• SNS運用ルールが文書化されているか
• 漏えい時の対応フローがあるか
• 外部委託先との契約に個人情報条項があるか
• 廃棄ルールが徹底されているか

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次回は、特養の経理とキャッシュフロー管理を解説する。