介護記録DX：紙からICTへの移行コストを実数字で分解する

「ICT化すれば記録時間が半分になる」——ベンダーのセールストークは聞き飽きた。しかし実際に移行した特養の現場では、最初の3ヶ月は逆に記録時間が増える。本稿では、紙からICTへの移行で本当にかかるコスト・時間・抵抗を、50床特養の実例で分解する。

見落とされがちな「5つの移行コスト」

ICT導入の稟議書に書かれる費用は、大抵「ソフト利用料＋タブレット代＋導入研修費」の3項目だけだ。しかし実際には次の5項目を織り込む必要がある。

50床特養の典型例では、初年度約720万円、2年目以降は約360万円/年が実額である。「月3万円のソフトです」というセールスの10倍だと思った方がいい。

ICT導入支援事業は、都道府県ごとに毎年実施されており、1施設あたり最大260万円（看護・介護連携型なら最大300万円）が補助される。申請書類は30ページ程度で、慣れれば2日で書ける。

申請のコツは3つ。①機器選定の「比較表」を必ず付ける、②職員への事前説明議事録を添付する、③導入後の定量目標（記録時間30%削減など）を明記する。この3点を押さえれば採択率は7割を超える。

「来月からはICTのみ」という切替は必ず失敗する。理想は3ヶ月の並行運用期間を設け、その後段階的に紙を廃止することだ。並行運用期間に超過勤務が発生するのは織り込み済みとして、経営会議で事前合意しておく。

直感に反するが効く。ICTに否定的なベテランを推進委員に任命すると、「自分が使いこなせないと格好がつかない」という心理が働き、最終的に推進派になる。逆にITに強い若手だけでチームを作ると、現場が分断される。

ICT化の本当の価値は、記録時間短縮ではなく**「何を書かないか」を決め直せること**だ。紙時代は「とりあえず全部書く」運用だが、ICT化を機に項目を3割削減すれば、記録時間は半分になる。ここに手をつけない施設は、永遠に時短を実感できない。

埼玉の50床特養での計測結果（導入6ヶ月後）。

合計で職員1人あたり月15時間の削減。50人の職員なら月750時間、年額の超過勤務削減効果は約1,200万円相当である。

意外な副次効果が「家族対応の質向上」だ。ICTだと過去の記録を即座に検索でき、家族からの問い合わせに「2週間前の食事量は〜」と即答できる。クレームの一次対応で効果を発揮する。

次回は、家族対応クレームの類型と一次対応フローを解説する。