実地指導対応の準備：指摘ゼロを実現する書類整備と事前チェック

実地指導は特養経営において避けて通れないイベントだ。通常3年に1回、通知から1ヶ月程度で当日を迎える。準備不足で指摘を受けると、返戻・加算剥奪・改善命令のリスクがある。本稿では、指摘ゼロを実現するための事前準備と、よくある指摘パターンを解説する。

実地指導の全体像

実地指導は主に次の流れで進む。

1. 事前通知（1ヶ月前）
2. 事前提出書類の準備
3. 当日：書類確認＋職員面談＋施設見学
4. 講評
5. 文書指摘（後日）

当日に慌てないために、事前提出書類の整備が勝負である。

準備の3段階

段階1：通知を受けたら即、過去指摘の再確認

前回の実地指導で指摘された項目をすべて再確認する。同じ指摘を受けると評価が著しく下がる。

段階2：書類のクロスチェック

次の7カテゴリの書類を、管理職3名以上でクロスチェックする。

1. 運営規程・職員配置
2. 介護記録・ケアプラン
3. 加算算定関係書類
4. 委員会議事録
5. 研修記録
6. 事故・苦情記録
7. 労務関係書類

段階3：当日のリハーサル

質問に答えるのは施設長・事務長・主任・看護主任など複数名。事前に想定問答を作成し、誰がどの質問に答えるかを決めておく。

よくある指摘TOP10

1. ケアプランの見直し頻度が規定通りでない
2. 委員会議事録に決定事項が書かれていない
3. 研修記録の参加者・内容が不明確
4. 加算算定の根拠書類が不十分
5. 身体拘束適正化の記録が曖昧
6. 虐待防止の研修が年1回未満
7. 事故報告書の家族への説明記録がない
8. 非常災害対策計画の更新なし
9. 職員の資格証明書・健康診断記録の不備
10. 運営規程の最新法令未反映

この10項目を重点的にチェックするだけで、指摘リスクが半減する。

加算算定関係の整備

加算算定は最も指摘を受けやすい領域だ。加算ごとに次の3点セットを揃える。

• 算定要件の根拠書類（会議議事録・研修修了証等）
• 日々の実施記録
• 入居者への説明・同意書

ファイリングは加算ごとにバインダーを分けるのが実務的。「看護体制加算」「認知症ケア加算」「看取り介護加算」などラベリングしておけば、当日の提示が早い。

職員面談で聞かれること

担当者は職員にもランダムで質問する。想定質問：

• 「身体拘束をしないための工夫は何ですか」
• 「緊急時の連絡体制を教えてください」
• 「最近受けた研修は何ですか」
• 「虐待を疑うサインを知っていますか」

これらに各職員が即答できるよう、事前に勉強会を開いておく。「知らない」が最悪の回答である。

当日の立ち回り

当日の心得3つ。

1. 誠実に答える（取り繕うとバレる）
2. 分からないことは即「確認します」（嘘は絶対NG）
3. 担当者の指導を感謝の姿勢で聞く（敵対的な態度は評価を下げる）

担当者は敵ではない。施設運営の質を一緒に高めるパートナーと捉える姿勢が、結果として指摘を減らす。

指摘を受けた場合の対応

文書指摘を受けたら、期限内に改善報告書を提出する。改善報告書には：

• 指摘事項の受け止め
• 原因分析
• 具体的な改善策
• 実施状況の証拠

「改善しました」だけでは不十分。具体的な証拠（議事録・規程改定・写真）を添付する。

---

次回は、賃金規程と評価制度を解説する。